Zoals het een echte automatiseerder betaamt, probeert Selles zoveel mogelijk van haar eigen processen te automatiseren. Meestal merken derden niet zoveel van de -doorgaans interne- veranderingen, maar deze keer is dat anders. Vanaf 1 september hebben wij de manier waarop wij facturen versturen aangepast. Per deze datum zijn wij overgegaan op digitale facturen. Uiteraard houden wij de achterliggende technologie niet voor onszelf, maar willen wij iedereen die hier gebruik van wil maken graag helpen.

De verandering bij Selles houdt in dat wij niet meer vanuit ons boekhoudprogramma AccountView de facturen uitprinten, maar dat wij een opdracht geven om ze per e-mail te versturen. Niet alleen drukt dit de kosten, het is ook efficiënter en sneller. Wij kunnen daarmee voor onze klanten een database aanleggen waarin alle elektronische facturen opgenomen zijn. Deze database is voor elke klant te vinden via onze klantenportaal, SelDesk. Wellicht het meest handige kenmerk van het factuuroverzicht is dat de incidenten op de factuur met één klik te bekijken zijn. Daarnaast is de koppeling tussen SelDesk en Accountview uitgebreid met een overzicht waarop klanten met een urenpakket direct kunnen zien hoeveel uren zijn besteed en waaraan.

Voor ontvangers heeft deze manier van versturen nog een ander groot voordeel. Met het pdf bestand wordt namelijk ook een XML bestand meegestuurd, waarmee het verwerken van binnenkomende facturen geautomatiseerd kan worden. Dit XML bestand is conform de Noord-Europese standaard UBL 2.0 opgesteld, zodat de meeste boekhoudprogramma’s wellicht op termijn deze kunnen inlezen. Dat houdt in dat u niet meer handmatig de factuur in uw digitale administratie hoeft op te nemen. De enige handelingen die u nog moet doen, zijn de factuur controleren en accorderen.

De optie geautomatiseerde factuurverwerking is niet altijd standaard beschikbaar in de boekhoudprogramma’s. Zo komt AccountView binnenkort met een uitbreidingsmodule waarmee de XML bestanden ingelezen kunnen worden. Maar ook zonder uitbreidingsmodule zijn er verschillende opties mogelijk, zoals op maat gemaakte software die de facturen herkent en automatisch in het financiële pakket boekt.

Heeft u AccountView of een soortgelijk pakket en bent u geïnteresseerd in de mogelijkheden van digitale facturen en het verwerken daarvan? Wij zijn u graag van dienst. U kunt vrijblijvend contact met ons opnemen via 038 38 57 579 of middels ons contactformulier.